Was kostet ein KI-Telefonassistent?

Kurz vorweg: Für kleine und mittlere Betriebe liegen die laufenden Kosten eines KI-Telefonassistenten in der Regel zwischen 50 und 500 € im Monat. Die Spanne ist deshalb so groß, weil vier verschiedene Abrechnungsmodelle im Markt üblich sind, die sich bei gleichem Nutzen um den Faktor fünf unterscheiden können. Entscheidend ist nicht der Grundpreis, sondern wie Gesprächsminuten abgerechnet werden.

Die vier Preismodelle

Wer Angebote vergleicht, vergleicht fast nie dasselbe. Diese vier Modelle sind im Markt verbreitet:

1. Fester Monatspreis mit Minutenkontingent

Sie zahlen einen Grundbetrag und bekommen dafür ein Kontingent an Gesprächsminuten, etwa 300 Minuten für 149 €. Was darüber hinausgeht, wird nachberechnet. Das ist das gängigste Modell und für die meisten Betriebe das planbarste, solange das Anrufaufkommen einigermaßen stabil ist.

2. Reine Minutenabrechnung

Es gibt keinen oder nur einen sehr kleinen Grundpreis, abgerechnet wird jede angefangene Gesprächsminute. Üblich sind Werte zwischen 0,10 und 0,50 € pro Minute. Das wirkt zunächst günstig und ist bei geringem Aufkommen auch günstig. Bei 200 Anrufen im Monat zu je zwei Minuten sind das aber schon 400 Minuten, also je nach Satz zwischen 40 und 200 €.

3. Preis pro Gespräch

Abgerechnet wird je angenommenem Anruf, unabhängig von der Länge. Für Betriebe mit vielen kurzen Anrufen ist das teuer, für Betriebe mit wenigen langen Gesprächen günstig. Achten Sie darauf, ob auch Anrufe berechnet werden, die nach fünf Sekunden aufgelegt werden.

4. Erfolgsbasiert

Bezahlt wird pro gebuchtem Termin oder pro qualifizierter Anfrage. Das klingt attraktiv, weil das Risiko beim Anbieter liegt. In der Praxis kommt dieses Modell fast nur in Kombination mit einem Grundpreis vor, und die Definition von Erfolg ist Verhandlungssache. Lesen Sie hier besonders genau, was als Termin zählt.

Was zusätzlich anfällt

Der Monatspreis ist selten der ganze Preis. Diese Posten kommen regelmäßig dazu:

• Einrichtung. Einmalig, typischerweise zwischen 0 und 2.500 €. Wer 0 € Setup bewirbt, holt sich das meist über eine längere Mindestlaufzeit zurück.
• Telefonnummer und Weiterleitung. Ein paar Euro im Monat. Wichtiger ist, ob Ihre bestehende Nummer weiter genutzt werden kann. Sonst verlieren Sie den Wert Ihrer bisherigen Nummer.
• Anbindung an Kalender oder CRM. Manche Anbieter berechnen jede Schnittstelle einzeln. Fragen Sie konkret nach Ihrem System, nicht allgemein nach Integrationen.
• Änderungen am Gesprächsleitfaden. Wer bei jeder Preisanpassung im Betrieb den Anbieter beauftragen muss, zahlt dauerhaft mit. Klären Sie, was Sie selbst ändern können.
• Mindestlaufzeit. Zwölf oder vierundzwanzig Monate sind verbreitet. Bei einer Technologie, die sich schnell entwickelt, ist das ein realer Nachteil.

Was den Preis tatsächlich treibt

Drei Faktoren erklären fast die gesamte Preisspanne im Markt:

Das Anrufvolumen. Der mit Abstand größte Hebel. Ein Betrieb mit 50 Anrufen im Monat zahlt ein Vielfaches weniger als einer mit 1.500. Rechnen Sie vor dem Angebotsvergleich Ihr tatsächliches Volumen aus. Die meisten Betriebe schätzen zu niedrig, weil verpasste Anrufe in keiner Statistik auftauchen.

Die Gesprächstiefe. Ein Assistent, der nur Anliegen aufnimmt und weiterleitet, ist deutlich günstiger als einer, der in den Kalender schreibt, Verfügbarkeiten prüft und Bestätigungen versendet. Der zweite spart aber auch ungleich mehr Arbeit.

Die Zahl der Anbindungen. Jede Verbindung zu einem Fremdsystem ist Einrichtungsaufwand und dauerhafte Pflege. Wer mit einem einzigen Kalender startet, zahlt weniger als wer sofort CRM, Warenwirtschaft und Buchhaltung verbinden will.

Rechenbeispiel: KI-Assistent gegen Empfangskraft

Der Vergleich mit einer Teilzeitkraft wird oft angestellt und meist falsch gerechnet, weil nur das Bruttogehalt angesetzt wird. Realistisch sieht es so aus:

Diese Gegenüberstellung hat aber eine Grenze, die selten dazugesagt wird: Eine Empfangskraft kann Dinge, die kein Assistent kann. Sie erkennt, dass ein Stammkunde heute anders klingt als sonst. Sie trifft Ausnahmeentscheidungen. Sie führt ein schwieriges Gespräch zu Ende. Der ehrliche Vergleich lautet deshalb nicht Mensch gegen Maschine, sondern: Welche Anrufe sind gleichförmig genug, dass ein System sie übernehmen kann, und welche brauchen einen Menschen?

In den meisten Betrieben liegt der Anteil gleichförmiger Anliegen zwischen 60 und 80 Prozent. Genau dieser Teil lässt sich automatisieren. Der Rest wird weitergeleitet, und Ihr Team hat für ihn dann mehr Ruhe.

Ab wann rechnet es sich?

Die Schwelle liegt niedriger, als die meisten vermuten. Rechnen Sie mit Ihrem durchschnittlichen Auftragswert:

• Bei einem Auftragswert von 60 € (Friseur, Kosmetik) muss der Assistent gut zwei zusätzliche Buchungen im Monat bringen, um 99 € zu tragen.
• Bei 400 € (Handwerk, Werkstatt) genügt ein einziger zusätzlicher Auftrag im Quartal.
• Bei 800 € (Kanzlei, größere Aufträge) genügt ein zusätzliches Mandat im Jahr.

Der eigentliche Gewinn ist dabei meist gar nicht der zusätzliche Umsatz, sondern die zurückgewonnene Zeit. Wenn eine Fachkraft am Tag zwanzigmal weniger unterbrochen wird, ist das schwer zu beziffern und in der Praxis oft mehr wert als die gebuchten Termine.

Worauf Sie beim Angebotsvergleich achten sollten

• Lassen Sie sich den Preis auf Ihr tatsächliches Anrufvolumen rechnen, nicht auf ein Musterbeispiel.
• Fragen Sie, was passiert, wenn Sie das Kontingent überschreiten, und wie hoch der Satz dann ist.
• Klären Sie, ob Ihre bestehende Rufnummer erhalten bleibt.
• Fragen Sie nach der Mindestlaufzeit und der Kündigungsfrist, bevor Sie über den Preis sprechen.
• Lassen Sie sich zeigen, was Sie selbst ändern können und wofür Sie den Anbieter brauchen.
• Bestehen Sie auf einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO und auf einer Aussage zum Serverstandort.