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Hinweis: Meta ändert das Preismodell der WhatsApp Business Platform regelmäßig und staffelt die Sätze nach Land. Die Struktur unten ist stabil, die konkreten Beträge sind es nicht. Prüfen Sie die aktuellen Sätze für Deutschland immer in der offiziellen Preisübersicht von Meta, bevor Sie kalkulieren.
Kurz vorweg: Die Kosten für WhatsApp setzen sich aus drei Bausteinen zusammen. Erstens den Gebühren, die Meta für ausgehende Nachrichten verlangt. Zweitens den Kosten des technischen Anbieters, über den Sie die Schnittstelle nutzen. Drittens dem, was die Automatisierung selbst kostet. Der erste Baustein ist der, der überrascht, weil er nach Nachrichtenkategorie unterscheidet.
Warum es die API überhaupt braucht
WhatsApp gibt es für Unternehmen in zwei Ausführungen. Die kostenlose WhatsApp-Business-App ist für sehr kleine Betriebe gedacht, läuft auf einem Gerät und lässt sich nicht an andere Systeme anbinden. Automatisierung, Kalenderzugriff und mehrere Bearbeiter gleichzeitig sind damit nicht möglich.
Die WhatsApp Business Platform, meist als API bezeichnet, ist die geschäftliche Variante. Sie erlaubt mehrere Bearbeiter, Anbindung an Kalender und CRM und automatische Antworten. Sie ist nicht kostenlos und wird nicht direkt bei Meta gebucht, sondern über einen technischen Anbieter.
Baustein 1: Was Meta berechnet
Meta rechnet nach Nachrichtenkategorie ab, und die Kategorie hängt davon ab, wozu die Nachricht dient. Vier Kategorien sind zu unterscheiden:
- Service. Ihre Antwort auf eine Nachricht, die der Kunde geschrieben hat. Innerhalb eines Zeitfensters von 24 Stunden nach der letzten Kundennachricht können Sie frei antworten. Dieses Fenster ist der günstigste Bereich überhaupt.
- Utility. Nachrichten zu einem laufenden Vorgang: Terminbestätigung, Terminerinnerung, Statusmeldung, Rechnung. Kostenpflichtig, aber deutlich günstiger als Marketing.
- Authentication. Einmalcodes zur Anmeldung. Für die meisten Dienstleister ohne Bedeutung.
- Marketing. Werbliche Ansprache, Angebote, Reaktivierung inaktiver Kunden. Die teuerste Kategorie.
Die praktische Folge ist wichtiger als die genauen Beträge: Wer antwortet, zahlt fast nichts. Wer anspricht, zahlt. Ein Assistent, der eingehende Anfragen bearbeitet, verursacht deshalb sehr geringe Nachrichtenkosten. Eine Reaktivierungskampagne an 500 ehemalige Kunden dagegen ist ein kalkulierbarer, aber realer Kostenblock.
Beachten Sie außerdem: Nachrichten außerhalb des 24-Stunden-Fensters müssen vorab bei Meta genehmigte Vorlagen verwenden. Diese Vorlagen können abgelehnt werden, insbesondere wenn eine Utility-Vorlage werblich formuliert ist. Das ist kein Formfehler, sondern entscheidet über die Kategorie und damit über den Preis.
Baustein 2: Was der technische Anbieter berechnet
Der Zugang zur Schnittstelle läuft über einen sogenannten Business Solution Provider. Dessen Preismodelle unterscheiden sich stark:
- Fester Monatsbeitrag, Metas Gebühren werden unverändert durchgereicht. Am transparentesten.
- Aufschlag je Nachricht zusätzlich zu Metas Gebühr. Bei hohem Volumen teuer, oft schwer zu durchschauen.
- Preis je Nutzer im Postfach. Sinnvoll für Teams, die den Chat auch manuell bedienen.
Fragen Sie hier gezielt, ob der Anbieter Metas Gebühren unverändert weitergibt oder einen Aufschlag nimmt. Bei einer Reaktivierungskampagne mit tausend Nachrichten macht ein Aufschlag von wenigen Cent je Nachricht einen deutlichen Unterschied.
Baustein 3: Die Automatisierung
Der dritte Posten ist die Software, die tatsächlich antwortet, Termine prüft und in den Kalender schreibt. Bei Sonora beginnt das bei 99 € im Monat. Ohne diesen Teil haben Sie zwar einen geschäftlichen WhatsApp-Zugang, aber es antwortet weiterhin ein Mensch.
Die Opt-in-Pflicht: der wichtigste Punkt
Bevor Sie jemanden über WhatsApp anschreiben, brauchen Sie dessen Einwilligung. Das verlangt Meta in den eigenen Richtlinien, und es folgt in Deutschland zusätzlich aus § 7 UWG, der die Werbung mit elektronischer Post ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung untersagt.
Praktisch heißt das: Eine vorhandene Telefonnummer in Ihrer Kundenkartei ist noch keine Erlaubnis, dieser Person eine WhatsApp-Nachricht zu schicken. Die Einwilligung muss für diesen Kanal erteilt und nachweisbar dokumentiert sein.
Wer dagegen verstößt, riskiert zweierlei: Abmahnungen nach dem UWG und die Sperrung der WhatsApp-Nummer durch Meta. Das zweite trifft härter, weil es sofort wirkt und die Nummer unter Umständen dauerhaft verloren ist.
Der saubere Weg ist unspektakulär: Einwilligung beim Termin, im Buchungsformular oder in der Bestätigungsmail einholen, dokumentieren und den Widerruf jederzeit ermöglichen. Wer eine Bestandskartei reaktivieren will, sollte vorher rechtlich prüfen lassen, welcher Teil davon tatsächlich angeschrieben werden darf.
Was Sie außerdem brauchen
- Ein Meta-Business-Konto mit verifiziertem Unternehmen. Die Verifizierung dauert je nach Unterlagenlage einige Tage.
- Eine Telefonnummer, die noch nicht mit einem WhatsApp-Konto verknüpft ist. Eine bestehende Nummer lässt sich in vielen Fällen migrieren, dabei geht der bisherige Chatverlauf aber verloren.
- Einen hinterlegten Anzeigenamen, der zum Unternehmen passt. Fantasienamen werden abgelehnt.
- Eine Datenschutzerklärung, die den Kanal abdeckt.
Kostenbeispiel für einen Dienstleistungsbetrieb
Ein Betrieb mit 200 eingehenden WhatsApp-Anfragen im Monat, die alle innerhalb des 24-Stunden-Fensters beantwortet werden, dazu 200 Terminerinnerungen als Utility-Nachricht: Die Nachrichtenkosten bei Meta bleiben in diesem Szenario im niedrigen zweistelligen Bereich. Den Hauptteil der Kosten macht die Automatisierung aus, nicht WhatsApp selbst.
Anders sieht es aus, wenn zusätzlich 1.000 ehemalige Kunden als Marketing-Nachricht reaktiviert werden. Das ist der Posten, den man vorher rechnen sollte, und der Grund, warum wir Reaktivierungskampagnen erfolgsbasiert aufsetzen: Sie sollen sich aus dem zurückgeholten Umsatz tragen, nicht aus dem Budget.